Електронний документообіг передбачає обмін документами в електронному форматі за допомогою спеціального програмного забезпечення і наявності мережі Інтернет. Це зручна та екологічна альтернатива паперовому документообміну, яку запровадили та активно використовують компанії Групи Tolk у щоденній роботі зі своїми партнерами – непобутовими споживачами.
В Україні електронний документообіг регламентується трьома законами: «Про електронні довірчі послуги», «Про електронні документи та електронний документообіг» і законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність». Згідно з ними, електронні документи мають таку ж саму юридичну силу, як і аналогічні паперові.
Найбільш популярними системами для здійснення електронного документообігу з контрагентами є M.E.Doc і сервіс «Вчасно».
Система M.E.Doc – це сервіс для своєчасної звітності та миттєвого обміну електронними документами, який підходить в першу чергу компаніям, що є платниками ПДВ, бюджетним установам, комунальним підприємствам тощо.
«Вчасно» – це онлайн сервіс для безпечної роботи з документами, для користування яким не потрібно мати ніякого спеціального програмного забезпечення, лише браузер та доступ до мережі Інтернет.
Основні елементи електронного документообігу:
• електронний документ;
• кваліфікований електронний підпис;
• позначка часу.
Tolk рекомендує користуватись сучасними цифровими інструментами, які допоможуть оптимізувати та прискорити бізнес-процеси компанії.